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Die Heizkostenabrechnung ist Teil der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Der Abrechnungszeitraum für die Heizkosten darf gemäß § 556 BGB höchstens 12 Monate betragen. Im Falle von unterjährigen Mieterwechseln sind auch kürzere Abrechnungszeiträume möglich. Dieser sollte im Mietvertrag festgehalten werden.
In vielen Fällen startet der Abrechnungszeitraum für die Heizkosten mit dem Kalenderjahr am 01.01. und endet am 31.12. mit diesem. Allerdings sind auch andere Zeiträume möglich, sofern die gesetzlich festgelegten 12 Monate nicht überschritten werden.
Für Sie als Vermieter ist es besonders wichtig, die Abrechnungsfrist für die Heizkosten einzuhalten, da im Falle einer Überschreitung kein Anspruch auf eventuelle Nachforderungen besteht.
In der Regel sind die festgelegten Abrechnungszeiträume für die Heiz- und Nebenkosten gleich. Unterschiedliche Zeiträume sind jedoch ebenfalls möglich. Wichtig ist eine entsprechende Festlegung im Mietvertrag.
Einmal jährlich erfolgt die Abrechnung über die Heizkosten. Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach Ablauf der Abrechnungsfrist vorliegen. Sie haben also 12 Monate für die Erstellung der Heizkostenabrechnung Zeit.
Endete die Abrechnungsfrist beispielsweise am 31.12.2023, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2024 zugehen.
Wurde die Heizkostenabrechnung nicht innerhalb der Frist zugestellt, verfällt Ihr Anspruch auf Nachforderungen. Guthaben des Mieters bleiben von dieser Frist unberührt.
Wie auch bei der Nebenkostenabrechnung gilt, dass die Heizkostenabrechnung vor Ablauf der Frist zugestellt werden muss, um Nachforderungen geltend zu machen.
In einem Urteil von 2017 hat das Landgericht Hamburg festgelegt, dass Mieter an Silvester ab dem Nachmittag nicht mehr mit einem Dokumentenzugang rechnen müssen. Genauso wenig kann verlangt werden, dass Mieter noch spät abends den Briefkasten leeren (LG Hamburg, Urteil vom 02.05.2017, Az. 316 S 77/16).
Unterjährige Mieterwechsel kommen häufig vor. Zieht ein Mieter während des laufenden Abrechnungszeitraums aus, müssen die Zählerstände am Tag des Auszugs des alten und beim Einzug des neuen Mieters abgelesen werden. Für die Mieter müssen bei Erstellung der Abrechnung die verkürzten Nutzungszeiträume berücksichtigt und die Kosten daher anteilig berechnet werden.
Sollten in der Zeit des Leerstands Heizkosten anfallen, dürfen diese nicht umgelegt werden. Leerstandskosten sind durch Sie als Vermieter zu tragen.
Es besteht kein Anspruch auf eine frühere Heizkostenabrechnung nach Auszug. In der Regel sind noch nicht alle Abrechnungen zur Kostenaufteilung vorhanden, sodass die Abrechnung erst nach Ablauf des 12-monatigen Abrechnungszeitraums erstellt werden muss. Für eine fristgerechte Zustellung ist es wichtig, dass der Mieter Ihnen seine neue Adresse mitteilt.
Bei einem Auszug zum regulären Ende des Abrechnungszeitraums sollte der ehemalige Mieter Ihnen ebenfalls seine neue Anschrift mitteilen. Auch hier gilt, dass kein Anspruch auf eine frühere Abrechnung besteht.
Haben Sie einen inhaltlichen Fehler in der Heizkostenabrechnung entdeckt, kann dieser innerhalb der Zustellungsfrist korrigiert werden. Das Ergebnis darf während dieser Zeit auch zum Nachteil des Mieters ausfallen. Eine Möglichkeit zur Fristverlängerung besteht nicht.
Korrekturen der Heizkostenabrechnung nach Ablauf der Frist dürfen ebenfalls vorgenommen werden. Kommt bei einer Neuberechnung jedoch eine für den Mieter höhere Nachforderung raus, muss er lediglich die zuvor ermittelte niedrigere Forderung begleichen.
Eine Heizkostenabrechnung mit formellen Fehlern darf Ihr Mieter so behandeln, als hätte er keine Abrechnung erhalten. Er muss daher auch keine Nachforderungen leisten, bis ihm eine korrekte Abrechnung zugestellt wurde.
Liegt ihm die korrekte Heizkostenabrechnung innerhalb der 12-monatigen Zustellungsfrist vor, ist er verpflichtet, Nachforderungen zu begleichen. Das Einfordern von Nachzahlungen nach Fristablauf ist nicht möglich.
Achten Sie daher darauf, die Heizkostenabrechnung frühzeitig zu erstellen bzw. die Abrechnung, welche Sie durch Ihren Messdienstleister erhalten haben, so früh wie möglich an die Mieter zu senden.
Ergibt sich aus der Heizkostenabrechnung eine Nachforderung oder ein Guthaben, gilt für beide Seiten eine Zahlungsfrist von 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB). Im Mietvertrag können bei beidseitigem Einverständnis andere Regelungen getroffen werden.
Innerhalb der 30-tägigen Frist müssen Sie dem Mieter vorhandenes Guthaben auszahlen. Gleichermaßen ist Ihr Mieter verpflichtet, Nachforderungen pünktlich zu begleichen.
Von der Frist ausgenommen sind lediglich mietvertragliche Vereinbarungen zur Verrechnung von Guthaben.
Mieter haben das Recht, die Heizkostenabrechnung zu prüfen. Um dennoch die Zahlungsfrist einzuhalten, kann er die Nachforderung unter Vorbehalt leisten.
Begleicht er die Forderung nicht innerhalb der gesetzlichen oder vereinbarten Frist, gerät er in Zahlungsverzug. Überschreitet der Verzug die Höhe von zwei Monatsmieten, ist eine fristlose Kündigung möglich.
Wichtig ist, dass Sie den Mieter in der Abrechnung auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinweisen.
Nach Erhalt der Heizkostenabrechnung hat Ihr Mieter das Recht, dieser zu widersprechen. Für den Widerspruch hat er 12 Monate nach Zugang des Dokuments Zeit.
Solange es sich lediglich um inhaltliche Fehler handelt, besteht die Zahlungspflicht für Nachforderungen auch trotz des Widerspruchs. Der Mieter kann die Zahlung in diesem Fall jedoch unter Vorbehalt leisten.
Werden Fehler erst nach Ablauf der Widerspruchsfrist gefunden, gibt es keine Möglichkeit mehr, daraus resultierendes Guthaben einzufordern.
Zweifelt Ihr Mieter an der Korrektheit der erstellten Abrechnung, müssen Sie ihm Einsicht in sämtliche Dokumente und Belege gewähren (§ 259 BGB). So kann der Mieter selbst die Beträge in der Heizkostenabrechnung kontrollieren.
Die Dokumenteneinsicht kann vor Ort stattfinden oder Sie übersenden die Rechnungen. Dies ist per Post, E-Mail oder Fax möglich. Achten Sie darauf, ausschließlich Kopien zu versenden, niemals die Originale. Entstehen für den Versand und die Erstellung von Kopien Kosten, dürfen Sie diese dem Mieter in Rechnung stellen.
Gemäß § 195 BGB liegt die Verjährungsfrist bei drei Jahren. Ihr Mieter kann also innerhalb dieser Zeit Ansprüche, die sich aus der Heizkostenabrechnung ergeben, geltend machen.
Eventuelle Ansprüche verjähren, wenn innerhalb der dreijährigen Frist keine Forderungen durch Sie oder Ihren Mieter gestellt wurden.
Die Heizkosten gehören zu den Betriebskosten, müssen auf der Abrechnung allerdings separat ausgewiesen werden. Enthalten sind sämtliche Kosten, die für Heizung und Warmwasser anfallen. Dazu gehören sowohl die verbrauchsabhängigen Kosten sowie die Grundkosten, die sich aus den laufenden Betriebskosten für die Heizungsanlagen zusammensetzen.
Die verbrauchsunabhängigen Grundkosten werden mithilfe eines im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüssels auf die Mieter umgelegt. In den meisten Fällen ist dies die Wohnfläche.
In den §§ 7 & 8 Abs. 2 Heizkostenverordnung (HeizkostenV) sind die umlagefähigen Kosten für die Versorgung mit Wärme und Warmwasser festgelegt. Darin ist ebenfalls die Verteilung von mindestens 50, höchstens aber 70 % nach dem erfassten Wärme- und Warmwasserverbrauch geregelt.
Eine Aufstellung der Kosten findet sich ebenfalls in § 2 der Betriebskostenverordnung.
Die umlagefähigen Kosten sind in der Heizkostenverordnung nach Wärme und Warmwasser aufgeteilt.
§ 7 HeizkostenV umfasst die Kosten für die Versorgung mit Wärme. Zu den umlagefähigen Kosten gehören dabei:
In § 8 HeizkostenV werden die umlagefähigen Kosten der Warmwasserversorgung gelistet:
Generell sind anfallende Kosten für die Instandhaltung der Anlage sowie für Reparaturarbeiten nicht umlagefähig. Diese Kosten müssen von Ihnen als Vermieter getragen werden.
Mit der Heizkostenverordnung wird die rechtliche Grundlage zur Verteilung von Heiz- und Warmwasserkosten gebildet. Als Vermieter müssen Sie gemäß § 4 HeizkostenV den anteiligen Verbrauch mit dazu geeigneten Geräten erfassen.
In der Verordnung selbst sind keine Fristen oder Zeiträume angegeben. Diese ergeben sich jedoch aus § 556 BGB.
2021 ist eine novellierte Heizkostenverordnung in Kraft getreten, die neue Pflichten für Vermieter mit sich gebracht hat. Dazu gehört die Verpflichtung zur Nutzung fernablesbarer, interoperabler und Smart-Meter-Gateway-kompatibler Messtechnik sowie die Übermittlung monatlicher Verbrauchsinformationen an die Mieter, sofern fernablesbare Messtechnik bereits vorhanden ist.
Zudem muss die Heizkostenabrechnung zusätzliche Informationen wie den Vergleich zum Vorjahresverbrauch sowie einen Vergleich zum normierten Durchschnittsnutzer und Angaben zu CO2-Emissionen und Energiepreisen enthalten.
Die Erstellung der Heizkostenabrechnung unter Einhaltung der Fristen ist für Eigentümer von Immobilien mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage Pflicht. Außerdem müssen in dem Objekt mindestens zwei Wohneinheiten vorhanden sein.
Für die Heizkosten werden wie auch bei den anderen Nebenkosten meist Vorauszahlungen vereinbart. Achten Sie darauf, diese nicht zu hoch anzusetzen. Bei der Höhe können Sie sich an den Heizkosten vergangener Jahre orientieren.
In manchen Fällen entfällt die Pflicht zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung. Zu diesen Ausnahmen gehören gemäß § 11 HeizkostenV:
Liegt ein Ausnahmefall vor, haben Sie die Möglichkeit, die Heizkosten entweder über die Wohnfläche zu verteilen oder sie bereits in die Mietzahlung einzuschließen.
Bei der Heizkostenabrechnung müssen einige Fristen beachtet werden, um Nachzahlungen geltend machen zu können.
Sowohl die Abrechnungs- als auch die Erstellungsfrist darf höchstens 12 Monate betragen. Innerhalb eines Jahres hat der Mieter zudem das Recht auf einen Widerspruch.
Höhere Forderungen, die sich aus Korrekturen ergeben, können nur innerhalb der laufenden Erstellungsfrist geltend gemacht werden.
Achten Sie daher darauf, die Heizkostenabrechnung fristgerecht zuzustellen und alle Vorgaben einzuhalten.
Miriam Zaunbrecher
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